Процеси цифровізації та запровадження ініціативного проєкту «ТОПАЗ» у Центральному державному науково-технічному архіві України
DOI:
https://doi.org/10.47315/archives2020.323.017Ключові слова:
цифровізація; забезпечення збереженості архівних документів; ініціативний проєкт «ТОПАЗ»; ЦДНТА України; SMART-архівАнотація
Метою роботи є висвітлення досвіду Центрального державного науково-технічного архіву України (ЦДНТА України) щодо реалізації ініціативного проєкту «ТОПАЗ» («ТОПологія Архівного Зберігання»). Методологія дослідження передбачає застосування загальнонаукових та спеціалізованих методів архівознавства для розгляду проблем описування та зберігання документів Національного архівного фонду. Робота зі стейкголдерами проводилася шляхом їх ідентифікації та організації широкого обговорення основних настанов проєкту «ТОПАЗ». Розробники керувалися методикою SWOT, оцінюючи сильні і слабкі сторони, можливості та ризики, пов’язані з його здійсненням. Наукова новизна полягає у характеристиці концептуальних засад та висвітленні ходу виконання проєкту «ТОПАЗ». В архівній практиці запропонований підхід застосовується вперше. Адже кінцевим його задумом є створення в архіві інтегрованої пошукової системи електронної ідентифікації об’єктів зберігання, яка покликана посилити контроль за станом і рухом документів, пришвидшити та полегшити їх пошук у сховищах, залучивши цифрові технології оперативного доступу до потрібних відомостей за допомогою двовимірних QR-кодів. Передбачено 3 рівні описування. Кожен із них відповідає поняттю про об’єкт архівного зберігання, яким послуговуються працівники відділу забезпечення збереженості документів при виконанні своїх функціональних обов’язків: І – рівень архівної коробки; ІІ – рівень одиниці зберігання; ІІІ – рівень документа. Актуалізація інформації здійснюється шляхом заповнення електронних ТОПАЗ-карток затвердженої форми. Виснов ки. Подано детальний опис проєкту «ТОПАЗ»; визначено організаційне та матеріально-технічне забезпечення його впровадження. Започаткований ЦДНТА України проєкт «ТОПАЗ» реалізовується доволі успішно. У перспективі, за умови його доопрацювання (у т. ч. розроблення та запровадження окремого програмного продукту) та сталого впровадження, система електронної ідентифікації архівного зберігання може стати складовою частиною сучасного SMART-архіву, на шляху до якого розвивається ЦДНТА України.
Бібліографія:
- АлєксєєнкоА. О., Балишев М. А. Міжнародний круглий стіл «Проблеми інформатизації архівної справи : цифровізація як засіб забезпечення потреб інформаційного суспільства» (до 50-річчя ЦДНТА України) // Архіви України. 2019. № 3 (320). С. 194.
- АлєксєєнкоА. О., Балишев М. А. Центральному державному науково-технічному архіву України – 50 років // Архіви України. 2019. № 4 (321). С. 265. https://doi.org/10.15407/sofs2019.03.122
- Заповнення електронної форми картки «ТОПАЗ» у ЦДНТА України : пам’ятка/ уклад. О. М. Мащенко. Харків : ЦДНТА України, 2019. 4 с.
- ISO/TR 15489-2:2001(E) Information and documentation – Records management – Part2: Guidelines (Technical report). ISO, 2001. P. 19.
- 5. ISAD(G): general international standard archival description: adopted by the Committee on Descriptive Standards, Stockholm, Sweden, 19–22 September 1999. 2nd ed. Ottawa P. 12.
- 6. НауменкоТ.С. Кодирование информации как основа автоматизированной системы хранения и учета документов НАФ (на примере ЦГНТА Украины) // Сучасний стан та проблемні питання страхового фонду документації, перспективи розвитку та взаємодії : тези доповідей XII науково-технічної конференції НДІмікрографії (м. Харків, 16–17 трав. 2019 р.). Харків, 2019. С. 50–51.